Realitatea cabinetelor informatizate

Originally published in Compendium, an AEGIS Publications Property. All rights reserved.

The Reality of the Paperless Office by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 33(9), October 2012. Copyright © 2012 to AEGIS Communications. All rights reserved.

Cabinetul dentar informatizat este un vis pentru mulţi medici dentişti. La diferitele seminarii organizate în SUA, întrebările frecvente se referă la viabilitatea informatizării. Progresele tehnologice au şi vor continua să joace un rol major în funcţionarea cabinetelor dentare pe măsură ce medicii dentişti vor căuta soluţii pentru îmbunătăţirea productivităţii, reducerea cheltuielilor şi creşterea valorii în ochii pacienţilor.

Odată cu apariţia tehnologiei wireless şi a calculatoarelor tabletă necostisitoare, niciodată nu a fost mai oportun de luat în considerare conversia spre un mediu informatizat. Beneficiile informatizării includ:

(1) Eficienţă crescută. Tehnologia computerizată optimizează operaţiunile şi îmbunătăţeşte productivitatea, permiţând membrilor echipei să se concentreze mai mult asupra îngrijirii pacientului şi asupra relaţiilor cu clienţii.

(2) Costuri reduse. Cheltuielile cu hârtia şi consumabilele legate de hârtie, cum ar fi sistemele de umplere, sunt semnificativ reduse.

(3) Comunicaţii optimizate. Noile sisteme electronice permit o comunicare rapidă şi securizată cu specialiştii, medicii generalişti sau cu alţi practicieni, precum şi cu pacienţii.

(4) Reputaţie îmbunătăţită. Pacienţi sunt impresionaţi de aspectul, senzaţia şi eficienţa unui cabinet dentar modern, care maximizează utilizarea tehnologiei avansate. Pacienţii au tendinţa de a povesti prietenilor şi colegilor de lucru, ceea ce duce la şi mai multe recomandări.

Din anii 1980, tehnologia a revoluţionalizat practica dentară – din punct de vedere clinic şi administrativ deopotrivă. Inovaţiile precum camerele intraorale, software-ele de management pentru cabinete şi radiologia digitală au un mare impact asupra abilităţii medicilor dentişti şi a membrilor echipei de a oferi pacienţilor asistenţă deosebită într-o manieră mai eficientă.

Decizia informatizării

Pentru a ajuta pregătirea în vederea unei tranziţii mai uşoare spre un cabinet informatizat trebuie luate în considerare următoarele:

1. “Informatizarea” nu înseamnă lipsa totală a hârtiei

Nu ar trebui să reprezinte o surpriză faptul că până şi în cabinetele cele mai avansate din punct de vedere tehnologic va exista în continuare necesitatea utilizării minime a hârtiei. Întotdeauna vor exista pacienţi, furnizori şi colegi care preferă o scrisoare în defavoarea unui e-mail sau a altor comunicaţii electronice. De exemplu, dacă un pacient trimite un coleg de lucru sau un prieten, o notă scrisă din partea medicului va fi mai adecvată decât un e-mail. În mod similar, când îşi achită facturile, mulţi pacienţi preferă chitanţele pe suport de hârtie. Cabinetele informatizate ar trebui să depună toate eforturile pentru a elimina utilizarea inutilă a hârtiei, ţinând cont în acelaşi timp de necesităţile pacienţilor.

2. Informatizarea nu se întâmplă peste noapte

Informatizarea este un proces continuu ce va apărea în etape, de obicei pe parcursul mai multor luni (sau uneori chiar şi ani). Este similar cu implementarea unui nou sistem de software, dar într-o manieră multiplicată. Trebuie luate decizii în ceea ce priveşte: tehnologia existentă, achiziţiile de tehnologie, compatibilitatea, securitatea, backup-ul, stocarea, recuperarea în caz de dezastre, spaţiu suficient (de exemplu dacă este loc pentru calculatoare în sala de tratament?), schimbul de informaţii (de exemplu politici de cabinet pentru specialişti, generalişti şi pacienţi) şi costuri.
Când vine vorba de o transformare majoră a cabinetului, cum ar fi trecerea de la un cabinet cu documentaţie pe suport de hârtie la un cabinet informatizat, dentiştii trebuie să realizeze că vor exista, probabil, întârzieri şi devieri. Pregătirea pentru asemenea eventualităţi reprezintă semnul distinctiv al unei bune planificări şi al unei bune conduceri.

3. Evaluarea tuturor costurilor şi elaborarea unui buget

Multe cabinete se angajează la un efort de informatizare doar pentru a afla că este mai costisitor decât era de aşteptat. În plus faţă de costurile directe, cum ar fi echipamentul şi instalarea, există şi costuri indirecte neprevăzute, precum implementarea, formarea personalului şi timpii de întrerupere care pot creşte rapid, dacă nu se iau în considerare timpuriu.

4. Pregătirea echipei este un aspect esenţial în atingerea unui cabinet informatizat deosebit de funcţional

Există o curbă de învăţare destul de abruptă asociată cu procesul de informatizare. Fiecare membru al echipei trebuie să beneficieze de pregătirea adecvată pentru ca întregul cabinet să primească beneficiile complete ale tehnologiei. Din fericire, cei mai mulţi furnizori oferă pregătire şi suport telefonic suplimentar pentru a se asigura că respectivul cabinet se bucură de beneficiile complete ale tehnologiei. În funcţie de dimensiunea şi sfera de aplicare a modificărilor, echipa poate necesita pregătire suplimentară, precum şi consolidarea monitorizării.

5. Înainte de informatizare, vorbiţi cu colegii şi vizitaţi-le cabinetele informatizate

Acest lucru poate părea clar, dar mulţi medici omit această etapă. Ei se bazează pe informaţii de mâna a doua, care sunt bune până la un anumit punct, dar nu pot reproduce experienţa reală a vizitării cabinetele colegilor şi a discuţiilor cu aceştia despre beneficii şi provocări. Asemenea vizite pot facilita o mai bună înţelegere a ceea ce se poate realiza şi ceea ce este necesar pentru conversia spre un mediu informatizat. Intervievarea medicilor colegi şi a membrilor echipei din cadrul acestor cabinete va furniza perspective „la faţa locului” despre succesele, problemele, cheltuielile şi aşteptările globale când vine vorba despre o tranziţie spre un mediu informatizat.

6. Cabinetul are nevoie de un plan de acţiune şi sisteme bine documentate înaintea implementării soluţiilor de informatizare

Înainte de trecerea la un mediu complet digital este importantă organizarea cabinetului cu sisteme de înaltă performanţă. Aceasta va permite cabinetului să funcţioneze eficient şi să asigure tranziţia la un proces informatizat cu un succes mult mai mare. Cabinetele dezordonate înaintea procesului de informatizare vor rămâne în continuare dezordonate chiar şi după implementarea unui proces informatizat.

Concluzii

Informatizarea are puterea de a transforma operaţiunile cabinetului, de a optimiza comunicaţiile şi de a îmbunătăţi productivitatea echipei, cu reducerea concomitentă a costurilor inutile. Informatizarea cu succes a cabinetului necesită:

• dezvoltarea unui plan clar;
• identificarea tehnologiilor cheie;
• înţelegerea integrării potenţialului acelor tehnologii;
• organizarea sistemelor cabinetului;
• educarea echipei înainte de implementarea procesului de informatizare.

Ca în orice investiţie majoră în cadrul cabinetului, întotdeauna cel mai bine este să îţi faci temele din timp. Studiul pre-achiziţionare este întotdeauna mai puţin costisitor decât înţelegerea întârziată post-implementare.