Prima pagină » Determină viitorul clinicii tale cu Dental Office Manager-ul potrivit: competențele necesare unui DOM de succes

Determină viitorul clinicii tale cu Dental Office Manager-ul potrivit: competențele necesare unui DOM de succes

by admin

În orice clinică sau cabinet stomatologic, succesul echivalează cu satisfacția pacienților și buna organizare a activității. Iar rolul unui Dental Office Manager (DOM) este esențial pentru a atinge această armonie. Responsabil pentru buna funcționare a clinicii din punct de vedere administrativ, financiar și logistic, Dental Office Managerul este, de fapt, liantul dintre medicul proprietar, echipa clinicii și pacienți.


De ce este nevoie de un Dental Office Manager?

Un manager de clinică stomatologică are multiple responsabilități, fiind coordonatorul principal al activităților legate de personal și pacienți. Rolul său este atât strategic, pentru că implică planificare pe termen lung și stabilirea de obiective, cât și tactic, având în vedere că se ocupă de gestionarea zilnică a operațiunilor.

Un DOM motivat și dedicat influențează direct nivelul de satisfacție al pacienților, facilitează coeziunea echipei medicale și, în cele din urmă, contribuie la succesul business-ului respectând viziunea medicului proprietar.


SARCINILE CHEIE ALE UNUI DENTAL OFFICE MANAGER. CE COMPETENȚE TREBUIE SA AIBĂ?

În contextul competiției acerbe din sectorul serviciilor stomatologice și nevoii de a oferi pacienților servicii de excelență, alegerea unui DOM competent poate fi una dintre cele mai sensibile decizii de business pentru un medic antreprenor. Acest pas va influența performanța clinicii pe termen lung, asigurarea unui climat de lucru favorabil între colegi și gradul de satisfacție al pacienților. În consecință, este important să știm care sunt principalele responsabilități, dar și atributele indispensabile unui DOM de succes:

(1) Asigurarea unei experiențe optime a pacienților

Clinicile dentare sunt medii dinamice în care programările, resursele și prioritățile se schimbă frecvent. Din acest motiv, managementul eficient al pacienților este esențial. Un Dental Office Manager trebuie să aibă, înainte de toate, o bună capacitate de organizare. El verifică permanent agenda de programări, se asigură că planurile de tratament sunt întocmite și transmise către pacienți conform protocolului intern, menține contactul și răspunde solicitărilor pacienților, se ocupă de rezolvarea reclamațiilor sau a urgențelor.

O planificare ineficientă poate duce la situații neplăcute, afectând experiența pacientului și productivitatea clinicii. DOM-ul trebuie să se asigure că timpul fiecărui medic este optim utilizat și că pacienții primesc atenția de care au nevoie.

(2) Suport și supervizare personal front desk

Un management bun al pacienților depinde foarte mult de personalul de la recepție. Una dintre responsabilitățile DOM-ului este ca zona de front desk să funcționeze fără probleme, de la întâmpinarea pacienților, la gestionarea apelurilor telefonice și administrarea fișelor pacienților. Aceste operațiuni setează tonul pentru întreaga vizită a pacientului, de aceea necesită o atenție sporită.

Pentru a îndeplini cu succes acest rol, este nevoie de o persoană cu abilități clare de lider, capabilă să motiveze echipa și să contribuie la dezvoltarea acesteia.

(3) Suport în activitatea de marketing și comunicare

Comunicarea este cheia succesului în orice organizație. DOM-ul poate fi o punte de legătură între echipa medicală și pacienți, pe de o parte, și între clinică și partenerii externi, pe de altă parte. În oricare dintre aceste situații este nevoie de bune abilități de comunicare, negociere, dar și mediere. În calitate de reprezentant al clinicii, un DOM trebuie să dea dovadă de diplomație, să transmită informații clare și corecte, să identifice subiecte de interes pentru pacienți, să contribuie la promovarea imaginii clinicii.

De asemenea, un DOM trebuie să știe să motiveze echipa, să îi inspire și încurajeze. Prin discuții constructive și feedback periodic, DOM-ul poate promova o cultură organizațională pozitivă, ceea ce duce la un mediu de lucru armonios și performant.

(4) Coordonarea cu echipa medicală

Printre responsabilitățile DOM-ului se numără și asigurarea necesarului de echipamente pentru echipa medicală, facilitarea comunicării medicilor cu pacienții, prin medierea eficientă a eventualelor probleme, prezentarea soluţiilor financiare oferite de clinică, organizarea logistică a participării medicilor la cursuri de specialitate/sesiuni de sharing.

Pentru îndeplinirea acestor task-uri, managerul trebuie să fie familiarizat cu cele mai noi instrumente și tehnologii. Softurile de gestionare a pacienților sunt esențiale pentru o clinică modernă. Un DOM bine pregătit știe să folosească aceste tehnologii în favoarea clinicii, eficientizând operațiunile și reducând erorile administrative. Capacitatea de a adapta clinica la noile tendințe, inclusiv introducerea de soluții digitale care să îmbunătățească experiența pacientului, poate diferenția o clinică de succes de una care stagnează sau irosește resurse financiare, umane și de timp prin procese învechite.

(5) Sprijină activitatea medicului proprietar/Top Management-ului

Grație rolului său, un Dental Office Manager bun poate juca un rol important și în dezvoltarea clinicii prin susținerea activității medicului proprietar. Pe lângă gestionarea de zi cu zi a clinicii, DOM-ul poate propune soluții strategice de dezvoltare, măsuri de fidelizare a pacienților și prezintă rapoarte care pot influența luarea de decizii.

De asemenea, DOM-ul se poate implica în procesul de recrutare și retenție a echipei administrative, dar și în formarea și dezvoltarea continuă a angajaților. Prin intermediul programelor de training și evaluare, DOM-ul are un aport direct la îmbunătățirea calității serviciilor și la creșterea performanței individuale și de grup.

(6) Gestionarea activității financiar-contabile

Gestionarea eficientă a bugetului clinicii, inclusiv costurile cu materiale, echipamente și resurse umane, este vitală. DOM-ul este responsabil de monitorizarea cheltuielilor și veniturilor și de raportarea acestor date către proprietari sau top management. O bună înțelegere a fluxurilor financiare contribuie la luarea unor decizii informate care să optimizeze profitabilitatea clinicii.

Dental Office Manager-ul se ocupă, totodată, de gestionarea relațiilor cu furnizorii (de echipamente medicale, de produse consumabile, de software și tehnologie, de servicii de marketing sau de servicii financiare), dar și de negocierea contractelor, astfel că trebuie să aibă cunoștințe financiare avansate și să fie familiarizat cu procesele de facturare și colectare a plăților.

(7) Managementul activităților administrative

În sarcina unui Dental Office Manager intră, printre altele, implementarea protocoalelor interne, gestionarea relaţiei cu furnizorii pentru întreţinerea, înlocuirea, repararea echipamentelor, obţinerea de autorizaţii specifice de funcţionare, sau organizarea de evenimente interne, precum petreceri și teambuilding-uri.

Reziliența, capacitatea de adaptare și de a lua decizii rapide sunt calități indispensabile unui DOM. De la implementarea noilor reglementări privind siguranța pacienților până la introducerea de metode moderne de tratament, DOM-ul trebuie să fie pregătit să facă schimbări rapide, să aibă răbdare pentru a valida rezultatele și mai ales să își urmărească obiectivele indiferent de modificările contextuale. El trebuie să fie un pilon de stabilitate în fața provocărilor zilnice și să inspire echipa să rămână concentrată și motivată.


DE CE SA ALEGI ȘCOALA DENTAL OFFICE MANAGERS – ȘCOALA DOM

Alegerea unui DOM care să contribuie zi de zi la succesul clinicii trebuie realizată cu atenție. Rolul de Dental Office Manager este complex și necesită abilități de organizare, leadership, comunicare eficientă și management financiar.

Pentru a veni în întâmpinarea medicilor antreprenori, Asociația Dental Office Managers din România (ADOM), în prezent lider educațional în managementul dentar, a construit un program extins – Școala Dental Office Managers – Școala DOM – dedicat dezvoltării profesionale a managerilor de clinici.

„Antreprenoriatul medical generează numeroase întrebări. În urmă cu 11 ani, am înființat Asociația Dental Office Managers (ADOM) cu scopul de a forma, conecta și sprijini manageri de clinici și cabinete stomatologice, dar și profesioniștii din domeniu. În cadrul programelor ADOM, împărtășim expertiza de 25 de ani a DENT ESTET în antreprenoriat și management dentar, oferind acces la resurse educaționale valoroase, dar și experți în training și mentorat. În acest fel, managerii de clinici pot folosi informațiile obținute pentru a-și defini și implementa propriile strategii pentru succesul business-ului lor, spune Dr. Oana Taban, CEO și fondator DENT ESTET, președinte ADOM.

Structurată pe 3 module, Școala DOM oferă o abordare practică și cuprinzătoare, ajutând participanții să învețe cum să optimizeze procesele administrative și să-și dezvolte abilitățile de leadership, gestionare financiară și implementare a tehnologiilor moderne în clinicile dentare. Programa pregătită de profesioniști cu peste 20 de ani de experiență în managementul dentar permite participanților să învețe tehnici avansate de gestionare a echipelor și de îmbunătățire a relațiilor cu pacienții.

În PLUS, datorită resurselor educaționale puse la dispoziție prin platforma ADOM Support Library, printre care se numără Model Contract de prestări servicii medicale sau financiar-contabile, Fișe de post pentru diverse poziții din cadrul clinicii, Profilul și ghidul de interviu, Protocolul de colaborare clinică-laborator tehnică dentară, Checklist-ul pentru avize necesare, participanții își pot construi propria experiență managerială pentru succesul clinicii stomatologice.


Vă invităm să consultați site-ul https://www.dentalmanagers.ro pentru a descoperi toate resursele educaționale disponibile în cadrul ediției XXVI a Școlii Dental Office Managers, care va avea loc în perioada februarie – martie 2025.

www.dentalmanagers.ro
Articol publicat în Actualități Stomatologice nr. 104/noiembrie 2024
https://dentalnews.ro/gestiune/pdf/Dental_Office_Manager.pdf

 

Articole Similare