Activitatea zilnică a unui cabinet stomatologic poate fi dificil de gestionat uneori. Un aspect care poate genera neliniște în cadrul echipei este managementul materialelor consumabile și al altor obiecte de inventar. Un sistem eficient de control al inventarului este de neprețuit și nu trebuie să fie complicat. Planificarea este incontestabil soluția de care are nevoie orice manager, iar acest lucru presupune o serie de aspecte ce trebuie luate în considerare pentru a elimina situațiile nedorite.
Organizarea resurselor umane joacă un rol esențial în controlul inventarului. În cadrul clinicii, trebuie să existe un plan stabilit și agreat la nivel de echipă, în care să fie specificat faptul că fiecare membru trebuie să înțeleagă cum funcționează controlul stocurilor.
Pentru a avea trasabilitate asupra procesului, practica generală este ca o persoană să fie desemnată pentru menținerea legăturii cu furnizorii și efectuarea comenzilor. În unele cabinete, Asistenta Coordonatoare este cea care comandă produsele necesare tratamentelor stomatologice. Majoritatea sistemelor permit acesteia să păstreze o evidență a datelor referitoare la necesarul de comandă și a costurilor aferente.
Un rol la fel de important îl are persoana responsabilă de gestionarea deșeurilor periculoase și menținerea Formularelor de expediere/transport deșeuri periculoase, precum și raportarea lunară a acestora către autorități.
Tipuri de materiale de inventar și categorii de bază
Pentru un bun management al stocurilor, costurilor și proceselor din clinică, produsele achiziționate sunt împărțite în 4 categorii de bază:
(1) Consumabile medicale – articole de unică folosință folosite în legătură cu tratamentul pacientului (ex: mănuși, măști de protecție, ace, diferite tipuri de compozit, anestezice, medicamente sau suturi medicale). Acestea se pot organiza pe subcategorii în funcție de tipurile de manopere stomatologice: implantologie, ortodonție, endodonție, protetică, chirurgie, sterilizare, etc.
(2) Consumabile de uz general înseamnă articole administrative ce pot fi utilizate în recepție, holuri, în spațiile non-medicale, produse care nu sunt utilizate direct în tratamentul pacienților (ex: produse de curățenie, birotică, protocol).
(3) Obiectele de inventar sunt bunuri care au valoare sub 2500 RON și care sunt utilizate maximum un an.
(4) Mijloacele fixe sunt în general reprezentate de echipamente mari și costisitoare, cu valoare de peste 2500 RON (ex: computere, sterilizatoare, aparate pentru realizarea radiografiilor, unituri dentare, microscoape, scannere intraorale).
Trebuie avut în vedere că produsele consumabile de orice tip și obiectele de inventar influențează costurile exact în luna în care sunt achiziționate sau folosite, în timp ce mijloacele fixe generează costuri lunare cu amortizarea – conform legislației în vigoare.
Alegerea furnizorilor și eficientizarea costurilor de achiziție reprezintă un alt aspect important în managementul unei clinici dentare. Criteriile de selecție sunt numeroase, de la cel financiar, până la recomandarea colegilor, varietatea produselor sau timpul de livrare al comenzii. Indiferent de criteriile luate în calcul, decizia de cumpărare trebuie să fie determinată, în primul rând, de calitatea produselor.
În plus, procesul de achiziție trebuie să fie strâns corelat cu cele de recepție și facturare. Astfel, este recomandată desemnarea a cel puțin două persoane care să coordoneze activitățile de achiziție și recepție, iar între acestea și departamentul de facturare să existe o colaborare sistemică. Pentru eficientizarea inventarierii contează, de asemenea, modul în care sunt negociate și semnate contractele cadru cu furnizorii, dar și anexele ce vizează plata facturilor. Trebuie acordată o atenție deosebită prevederilor referitoare la realizarea comenzii, recepția produselor, termenele de plată, etc.
Cel mai nou curs introdus în curricula ADOM – Asociația Dental Office Managers, expresia experienței de peste 25 de ani a grupului de clinici DENT ESTET în managementul dentar, vine în întâmpinarea celor interesați să își dezvolte propriile sisteme și protocoale pentru inventariere în cabinete sau clinici stomatologice.
Controlul inventarului în cazul mijloacelor fixe
Mijloacele fixe au, de asemenea, nevoie să fie inventariate în cadrul unui proces dedicat, derulat de obicei la sfârșit de an. În plus, persoana responsabilă trebuie să fie în permanență informată cu privire la termenul de garanție a aparaturii din cabinet, precum și la datele la care sunt necesare revizii și verificări pentru a respecta întocmai cerințele legislației în vigoare în ceea ce privește aceste aspecte.
Instruirea personalului responsabil cu gestiunea stocurilor este esențială pentru a înțelege importanța respectării protocolului stabilit. Prin implementarea unui sistem eficient de inventariere, echipa va putea lucra mai ordonat, mai relaxat și mai productiv.
În cadrul ADOM – Asociația Dental Office Managers, cursanții învață să testeze și să implementeze diferite protocoale și procese de lucru într-o clinică dentară, inclusiv cele legate de inventariere și controlul costurilor. Expertiza împărtășită în cadrul ADOM are la bază situații practice experimentate în contexte diverse, dar mai ales lecții învățate din greșeli care au fost îndreptate cu ajutorul modelelor de structurare a activităților. Participarea la programele ADOM oferă cursanților acces la o comunitate extinsă de specialiști și șansa de a primi seturi complexe de proceduri și protocoale, inclusiv materiale livrabile pentru optimizarea procesului de gestionare a inventarului în cadrul clinicii dentare.
Cu ajutorul acestor resurse, cursanții își pot crea propriile sisteme de management și pot avea un rol activ în atingerea succesului în cadrul propriilor clinici.
Investiția în timp și resurse, necesară implementării unui sistem de inventariere, va genera în cel mai scurt timp costuri reduse și alocare mai eficientă a resurselor. Mai mult decât atât, pe termen mediu și lung, echipa va învăța să lucreze procedurat, cu efort mai mic, obținând rezultate de excelență.
www.dentalmanagers.ro
Articol publicat în Actualități Stomatologice nr. 103/septembrie 2024
https://dentalnews.ro/reviste/actualitati-stomatologice-103-septembrie-2024/
