Metamorfoza stomatologiei: patru tendințe care modelează viitorul cabinetului dentar

Originally published in Compendium, an AEGIS Publications Property. All rights reserved.

Dentistry’s Metamorphosis: Four Trends Shaping the Future of Dental Practice by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 43(1) January 2022. © 2022 AEGIS Publications, LLC. All rights reserved. Reprinted with permission of the publishers.

Articol publicat în Actualități Stomatologice nr. 98/iunie 2023
Traducere și redactare: Lector. Univ. Blanka Petcu

Stomatologia trece printr-o metamorfoză care va avea un impact direct asupra performanței cabinetului și asupra profesiei. Există patru tendințe care încep să remodeleze stomatologia. Unele au debutat înainte de pandemia COVID-19 și toate s-au accelerat din cauza acesteia. Înțelegerea acestor patru tendințe este esențială pentru fiecare cabinet și medic stomatolog în vederea maximizării performanței cabinetului, pentru obținerea unui succes durabil și pentru încurajarea unei cariere plăcute și satisfăcătoare.

Fiecare dintre aceste patru tendințe, care implică personalul, volumul de pacienți, rambursările din asigurări și consolidarea cabinetului cuplată cu extinderea organizațiilor pentru sprijinirea stomatologiei va avea un impact direct și diferit asupra performanței cabinetului.

(1) CRIZA DE PERSONAL

Înainte de COVID-19, a existat o lipsă de personal perceptibilă. De la debutul pandemiei în martie 2020, deficitul de personal a devenit o criză generală în toată industria. Mulți igienişti dentari au părăsit profesia. În plus, cabinetele dentare au pierdut și alți membri ai personalului și se străduiesc în recrutarea și angajarea înlocuitorilor. Criza de personal afectează producția în multe cabinete dentare, deoarece acestea nu au suficient personal pentru a menține nivelurile de producție pe care le atingeau în trecut. Autorul estimează că acest deficit de personal va continua timp de aproximativ 5 ani. Cu alte cuvinte, nu va exista o schimbare peste noapte.

Există șase etape critice legate de personal pe care autorul le-a identificat: recrutarea; interviul; angajarea și compensarea; formarea; recalificarea personalului actual; și măsurile anti-burnout. Fiecare dintre aceste etape se interconectează și diferitele cabinete stomatologice se pot confrunta cu ele în momente diferite. Un simplu exemplu ar fi situația în care un cabinet ar pierde unul sau doi membri ai echipei și imediat s-ar concentra asupra primei etape, care este recrutarea. Pot fi luate în considerare o serie de recomandări benefice pentru cabinet în ceea ce privește personalul și construirea unei echipe de înaltă calitate.

În primul rând, la recrutare se aplică mai multe căi. Pașii pe care îi poate face un cabinet pot include publicitatea online, oferirea de bonificații membrilor actuali ai echipei pentru recomandarea unui candidat care în cele din urmă se angajează, acordarea de bonusuri de contract noilor membri ai echipei care se alătură cabinetului, conștientizarea tuturor pacienților cabinetului că există posturi vacante, comunicarea pe rețelele sociale și chiar promovarea nivelurilor de compensare.

În al doilea rând, cabinetele ar trebui să fie pregătite pentru a angaja noi membri ai echipei în cadrul interviului inițial, ceea ce contrazice metoda tipică a interviului multiplu, frecvent folosită în trecut. Selectarea telefonică a solicitanților pentru a determina dacă un interviu este justificat și solicitarea în avans a unui CV și a referințelor permite cabinetului să facă o ofertă la primul interviu dacă respectivul candidat este potrivit pentru cabinet. Așteptarea ar putea duce la pierderea acelei persoane care între timp ar putea accepta un alt loc de muncă între interviuri sau în procesul de comunicare cu cabinetul în cauză.

În al treilea rând, succesul cabinetului este în cele din urmă despre existența unor sisteme documentate, dovedite, pas cu pas, cu scenariu adecvat. Este mai ușor să antrenezi mai rapid noi membri ai echipei, precum și să ridici nivelul de performanță al membrilor actuali ai echipei cu sistemele potrivite. „Documentat” înseamnă că membrii echipei pot accesa cu ușurință sistemele pentru revizuire. „Dovedit” înseamnă că sistemele există deja în altă parte, iar cabinetul nu trebuie să mai piardă timp considerabil în încercări și greșeli, străduindu-se să descopere lucrurile. Designul „pas cu pas” înseamnă că sistemele sunt un adevărat manual de instrucțiuni, care arată echipei exact ce trebuie să facă pentru a-și atinge cel mai înalt potențial.

În al patrulea rând, sunt necesare măsuri pentru a evita epuizarea care poate afecta personalul cabinetului. Se verifică membrii echipei în mod constant; se recomandă crearea unui ambient pozitiv și plin de energie. Sunt binevenite surprizele lunare, de la prânzuri la cine și până la vouchere cadou sau bonusuri surpriză și alte oportunități. Este benefică organizarea unei activități distractive trimestriale în afara cabinetului pentru a menține oamenii implicați între ei dincolo de cadrul locului de muncă. Dacă un membru al echipei este perceput ca fiind foarte obosit sau că se îndreaptă spre epuizare, poate fi oportună o perioadă de repaus. Oricât de dificilă și provocatoare ar fi această decizie, este preferată pierderii definitive a unui membru al echipei.

Deși cu siguranță există alte strategii și tactici care pot fi folosite în scopul construirii unei echipe de înaltă calitate, acestea reprezintă un bun punct de plecare.

(2) VOLUMUL PACIENȚILOR

Volumul pacienților a devenit o problemă provocatoare în multe cabinete și în special în stomatologia generală. Datorită pandemiei și nivelurilor crescute ale protocoalelor de control al infecțiilor, cabinetele dentare se pot simți copleșite, însă probabil că au de-a face cu un volum mai mic de pacienți, ceea ce se traduce printr-o producție mai mică a cabinetului. Astfel, cabinetele pot depune un efort mai mare pentru o producție mai scăzută. Din fericire, indiferent dacă știu sau nu, cele mai multe cabinete au un potențial de creștere inerent semnificativ și acum este momentul să exploateze acel potențial pentru a crește producția fără a crește numărul de ore de funcționare, numărul uniturilor dentare sau chiar al pacienților activi. Există oportunități care sunt atât vizibile, cât și invizibile.

Oportunitățile vizibile sunt cele care pot fi măsurate cu ușurință, iar apoi pot fi făcute schimbări și modificări specifice ale sistemului pentru a le valorifica. Aceasta poate include, de exemplu, analiza programului folosind studii procedurale cronometrate pentru a identifica oportunitățile de economisire a timpului. De exemplu, un cabinet cu 4 zile de lucru pe săptămână care economisește 10 minute la fiecare oră prin analizarea și reproiectarea programului său pe baza timpului real necesar, va crește numărul de zile de producție cu 32 de ore pe an. Aceasta reprezintă 2 luni de producție suplimentară per medic pe an, sau 2 ani suplimentari de producție per medic pentru fiecare 12 ani petrecuți în cabinet. Acesta este un câștig semnificativ care poate fi luat ca venit și investit pentru a lucra și pentru finanțarea pensiilor.

Alte exemple de modalități vizibile de creștere a producției includ reducerea neprezentărilor, creșterea acceptării cazurilor, adăugarea de noi servicii, creșterea numărului de noi pacienți pe lună printr-un program de marketing intern direcționat și încurajarea recenziilor online pozitive prin solicitarea lor după efectuarea îngrijirii clinice. Există și multe alte oportunități vizibile.

Oportunitățile invizibile se referă la acele oportunități care fie nu pot fi măsurate, fie nu sunt măsurate. Unul ar putea fi numărul de noi pacienți care contactează cabinetul, dar nu își fac niciodată programare. În general, autorul consideră că această statistică este mult mai mare decât ar estima cabinetul și se pot implementa câțiva pași simpli care implică scenarii pozitive ce vor ajuta la valorificarea solicitanților și la îmbunătățirea acestei valori importante. Alte exemple de oportunități invizibile includ numărul de pacienți cu tratament incomplet și beneficiile restante din asigurări, pacienții care au refuzat un tratament suplimentar până la reînnoirea beneficiilor, dar încă nu au contactat cabinetul pentru a programa tratamentul respectiv și urmărirea prezentărilor de caz care nu sunt acceptate în momentul prezentării lor în cabinet.

Într-o eră în care volumul de pacienți poate reprezenta o adevărată provocare, cabinetele trebuie să identifice și să profite de fiecare oportunitate.

(3) RAMBURĂRILE DIN ASIGURĂRI

Multe companii de asigurări dentare au redus rambursările în ultimii ani, o tendință despre care autorul crede că va mai continua. Ori de câte ori nivelurile de rambursare scad, cabinetul va avea venituri și încasări mai mici pentru acele servicii specifice. Având în vedere că majoritatea cabinetelor participă la cel puțin un plan de asigurare, acest lucru are un efect direct asupra performanței cabinetului în viitor.

Fiecare asigurator are contracte specifice care urmează a fi respectate de cabinetele stomatologice participante. Într-o mare măsură, colaborarea cu un asigurator este o chestiune clară, iar majoritatea codurilor de asigurare sunt bine definite în ceea ce privește modul în care urmează a fi utilizate și prezentate pentru diverse servicii. Cu toate acestea, există domenii în care cabinetele au alte oportunități de îmbunătățire a performanței în ceea ce privește asigurarea. Exemplele includ următoarele:

Creșterea taxelor pentru tratamentul pacientului neasigurat. Multe cabinete nu au analizat și nici nu au crescut taxele în detrimentul succesului lor financiar general. Pacienții neasigurați reprezintă o categorie diferită de pacienți, iar creșterea taxelor va ajuta la compensarea unora dintre scăderile rambursărilor din asigurări.

Comunicarea cu pacienții la fiecare 30 zile. Ca parte a unui program de marketing pozitiv, această comunicare ar trebui să includă un accent pe pacienții vârstnici care nu mai au asigurare dentară prin angajator.

Țintirea serviciilor elective ca zonă de creștere. Astfel de servicii pot include stomatologia estetică, terapia implantară și altele, cum ar fi tratamentele cu sedare.

Extinderea domeniului de aplicare a igienei dentare. Acest lucru se poate face prin identificarea tuturor afecțiunilor gingivale sau parodontale, rămânând la curent cu toate radiografiile, oferind tratamente cu fluor etc. Igienistul ar trebui să joace un rol în educarea pacienților cu privire la serviciile elective care pot fi adecvate sau de interes pentru ei.

(4) CONSOLIDAREA CABINETULUI ȘI EXTINDEREA DSO

Dentiștii de astăzi sunt foarte conștienți de tendința de consolidare a cabinetelor într-un singur grup și de extinderea organizațiilor pentru sprijinirea stomatologiei (Dental Support Organizations, DSO). Unele grupuri sunt mici, formate doar din câteva cabinete, în timp ce altele sunt mult mai extinse. Mulți stomatologi sunt abordați cu oportunități de a-și vinde cabinetul sau de a deveni angajați ai unei organizații DSO.

Fiecare dentist va trebui să-și evalueze situația individuală. Va trebui să se întrebe: Sunt eu independent financiar chiar și în cazul vânzării cabinetului? Vreau să fiu angajat și sunt confortabil în acea poziție? Valorile grupului care se oferă să cumpere cabinetul și/sau să mă angajeze se potrivesc cu propriile mele valori individuale? Există vreo oportunitate de creștere și dezvoltare? Voi fi mulțumit să lucrez în conformitate cu așteptările de performanță ale organizației?

Fără îndoială, cel puțin în viitorul apropiat, DSO vor continua să se extindă și să coexiste în paralel cu cabinetele private, iar ambele forme de afaceri pot funcționa bine și pot avea succes financiar implementând principiile cheie adecvate.

REZUMAT

Cele patru tendințe discutate ar trebui studiate și evaluate de fiecare cabinet. Stomatologia, la fel ca majoritatea industriilor, trece în prezent printr-o tranziție care este modelată atât intern, cât și extern. Pe plan intern, cabinetele sunt afectate de performanța personalului, care la rândul ei este impactată de factorul extern al deficitului de personal. Evaluarea fiecăreia dintre aceste tendințe și implementarea sistemelor potrivite care vor îngădui creșterea cabinetului va permite aproape oricărui cabinet să atingă obiective de nivel superior.