Originally published in Compendium, an AEGIS Publications Property. All rights reserved.
9 Ways to Increase Practice Production in Any Economic Condition by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 44(2) February 2023. © 2023 AEGIS Publications, LLC. All rights reserved. Reprinted with permission of the publishers.
Despre autor:
Roger P. Levin, DDS
CEO and Founder, Levin Group, Inc. (levingroup.com), a practice management consulting firm that has worked with more than 30,000 dental practices
Articol publicat în Actualități Stomatologice nr. 101/martie 2024
Traducere și redactare: Lector. Univ. Blanka Petcu
Producția este cel mai important parametru al unui cabinet stomatologic. Atâta timp cât praxisul are o producție suficientă, iar raporturile producției sale față de alți parametri sunt în graficul propus, cabinetul va funcționa bine. Practicienii trebuie să înțeleagă factorii variați care pot influența producția și periodic să se concentreze pe cei individuali pentru a îmbunătăți performanța. Acest lucru va ajuta la asigurarea unei creșteri în ceea ce privește producția, profitul și veniturile.
Iată nouă modalități pentru creșterea producției praxisului dentar în orice situație economică:
(1) Reactivarea tuturor pacienților cu programări întârziate
Reactivarea pacienților poate fi cea mai impactantă modalitate de a crește producția în cadrul unui praxis stomatologic. Acest lucru înseamnă programarea oricărui pacient care nu deține o programare următoare. După cum se poate ușor imagina, cu cât praxisul are mai mulți pacienți într-un program matematic adecvat, cu atât producția va fi mai mare. Menținerea tuturor pacienților programați creează efectiv o bază de pacienți mai mare, ceea ce evident va genera o producție mai mare și o performanță îmbunătățită a cabinetului. Praxisurile care pot crea o combinație de cazuri mari, medii și mici provenind dintr-o bază de pacienți mai mare vor avea o producție globală mai mare.
(2) Stabilirea obiectivelor de producție anuale și zilnice
Praxisurile care își stabilesc un obiectiv specific pentru producție, cum ar fi o creștere cu 18% în următoarele 12 luni, sunt mai susceptibile să-l și atingă. Atunci când se creează obiective, se deschide mintea către posibilități. Unii practicieni ar putea să se întrebe de ce să își facă griji în stabilirea obiectivelor atunci când nu știu cum le vor atinge. Cu toate acestea, practicienii nu ar trebui să se îngrijoreze cu privire la modul în care vor atinge obiectivul; mai degrabă, ar trebui pur și simplu să-l stabilească. Conștient sau nu, ei vor deveni deschiși la orice informație sau cunoștințe care îi vor ajuta să-l atingă. Deși s-ar putea să nu știe cum vor crește producția cu 18% de exemplu, acest lucru ar putea determina cabinetul să înceapă un sistem specific de reactivare a cât mai multor pacienți posibili. Aceasta, la rândul ei, va crește inevitabil producția și va ajuta să se atingă cel puțin o parte din creșterea propusă de 18%.
(3) O ședință de dimineață pentru revizuirea eficientă a afacerii
Fiecare praxis ar trebui să aibă o întâlnire de dimineață cu durata a 10 minute, care să aibă o agendă specifică și să compare producția programată a zilei cu obiectivul zilnic. Dacă producția programată este sub obiectiv, fiecare membru al echipei este însărcinat să lucreze pentru a acoperi deficitul. Ca exemple, membrilor personalului de la recepție li se poate reaminti în fiecare dimineață să fie mai atenți la apelurile din partea pacienților noi, la solicitările de urgență sau la alte oportunități de suplimentare a producției; igieniștii ar trebui încurajați să identifice perspective de tratament “de o singură zi”; iar medicilor li se poate reaminti să fie atenți la pacienții care necesită tratament suplimentar. Prioritizarea acoperirii deficitului între producția programată și cea care reprezintă obiectivul zilnic va duce în mod obișnuit la o creștere a producției.
(4) Blocarea adecvată a programului de lucru
Un cabinet ar putea avea în mod conștiincios un obiectiv de producție, dar să nu analizeze niciodată programul său pentru a înțelege dacă obiectivul este realizabil. Programul efectiv trebuie să permită atingerea obiectivului de producție. Fiecare praxis ar trebui să ia în considerare reevaluarea programului actual și să determine dacă obiectivul de producție este, de fapt, realizabil. Deși un cabinet ar putea să realizeze în prezent producția în mod constant, programul ar putea să nu permită o creștere cu 18% în următoarele 12 luni.
Pentru a ajuta la atingerea obiectivului zilnic, este necesar să se creeze blocuri specifice în program, bazate pe producție, care vor permite cabinetului să crească numărul de cazuri mai complexe. În caz contrar, este ca și cum un alergător olimpic ar dori să atingă un timp specific într-o cursă fără a analiza vreodată dacă fiecare tură este suficient de rapidă pentru a atinge acel timp specific.
(5) Programarea cazurilor complexe într-o zi liberă
Desigur, nimeni nu e încântat de ideea de a lucra într-o zi liberă. Cu toate acestea, dacă stomatologul dorește să crească producția și cabinetul este ușor în urmă, programarea unui caz complex în dimineața unei zile libere poate ajuta să se acopere diferența. Întâmplător, lucrul cu doar un asistent și pacientul, fără alte funcții îndeplinite în cabinet, cum ar fi răspunsul la telefoane sau personalul care mișună dintr-o sală de tratament în alta, poate fi una dintre experiențele cele mai relaxante pentru un practician.
(6) Determinați igienistul să contacteze pacienții întârziați
Praxisurile pot spori semnificativ programarea pacienților întârziați prin contactarea acestora direct de către igienist în locul personalului de la recepție. Igienistul ar trebui să trimită atât mesaje text, cât și să contacteze telefonic fiecare pacient în parte și, când este necesar, să lase un mesaj vocal scriptat despre angajamentul cabinetului față de pacient, importanța igienei dentare și faptul că pacientul întârzie la programarea sa. Acest lucru poate determina pacientul să programeze o vizită la cabinet.
(7) Realizarea unor studii de timp procedural
Studiile de timp procedural măsoară timpul mediu necesar pentru ca un medic să finalizeze o procedură și ar trebui întreprinse la intervale de câțiva ani. Luați în considerare că, dacă un cabinet poate economisi 10 minute pe oră, va adăuga echivalentul a 32 de zile pe an (sau aproximativ 2 luni) de producție suplimentară a medicului în fiecare an. Economisirea a 10 minute pe oră poate influența substanțial productivitatea praxisului.
(8) Monitorizarea pacienților cu tratament incomplet
Această recomandare are mai mulți parametri. În primul rând, pacienții care nu acceptă tratamentul în ziua în care este recomandat ar trebui să primească un apel pentru a-i ajuta să se programeze sau pentru a răspunde la orice alte întrebări suplimentare pe care le-ar putea avea. În urma acestor apeluri mulți pacienți finalizează programarea.
În al doilea rând, unii pacienți încă beneficiază de asigurare disponibilă, dar nu și-au finalizat tratamentul. Contactarea lor și menționarea pierderilor pe care le-ar putea avea din partea companiei de asigurări îi motivează adesea pe pacienți să programeze tratamentul.
În al treilea rând, unii pacienți nu vor fi de acord cu niciun alt tratament până când beneficiile lor de asigurare nu se reînnoiesc, lucru care se întâmplă în mod obișnuit în ianuarie. Din nou, contactarea pacienților în cauză în jurul acestei perioade și informarea lor în privința reînnoirii beneficiilor lor ar putea să-i motiveze să urmeze tratamentul suplimentar.
(9) Creșterea periodică sau anuală a tarifelor
Stomatologii sunt adesea îngrijorați de creșterea tarifelor. Cu toate acestea, în general pacienții nu sunt conștienți de tarifele cabinetelor în afara serviciilor de igienă dentară de bază. Pentru serviciile de igienă dentară, tarifele ar trebui să crească mai lent, dar pentru toate celelalte tarife, o creștere anuală de câteva puncte procentuale sau chiar de 5% trece de obicei neobservată. Cabinetul trebuie să trimită noua sa listă de tarife la toate companiile de asigurări cu care colaborează pentru a-și crește profilul general.
Producția conduce în mod obișnuit la rentabilitate, venituri, investiții și alți parametri financiari. Respectarea acestor nouă strategii va ajuta la creșterea producției cabinetului. Când producția este la nivelul potrivit, praxisul va continua să prospere.