6 posibile greșeli de productivitate în cazul unui cabinet dentar

Originally published in Compendium, an AEGIS Publications property. All rights reserved.

Six Productivity Mistakes That Can Hinder a Dental Practice by Carrie Webber. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 41(10) Nov/Dec 2020. © 2021 AEGIS Publications, LLC. All rights reserved. Reprinted with permission of the publishers.

Acest articol prezintă șase „paraziți” de productivitate și energie ce pot provoca daune atât practicianului, cât și cabinetului în ansamblu, precum și pașii pe care liderii îi pot urma pentru a eradica aceste obstacole.

Pe măsură ce activitatea stomatologică revine la practicarea efectivă, mulți medici dentiști – lideri de cabinet – pot resimți stresul fizic și mental al circumstanțelor dificile provocate de criza coronavirusului. A face față cerințelor de reabilitare a cabinetului poate fi extrem de epuizant, lăsându-le acestora foarte puțin timp și energie limitată pentru dezvoltarea cabinetului sau pentru sănătatea și bunăstarea personală. Aceste condiții pot fi în detrimentul nivelului de conducere și al performanței generale a cabinetului.

LIPSA DELEGĂRII

Necesitatea de a controla sau de a fi prezent în activitatea fiecărui proces din cabinetul dentar conduce inevitabil către epuizarea liderilor, devenind în scurt timp limitați de timp și capacitate, plafonând astfel dezvoltarea clinicii. Citând autorul din sfera afacerilor, Chuck Blakeman, determinarea domeniilor echivalente cu „cea mai înaltă și mai bună utilizare a timpului tău”¹ va permite medicilor dentiști să identifice sarcinile și responsabilitățile ce pot fi delegate unui alt membru al echipei care, în cele din urmă, poate dezvolta abilitățile respective sau are potențialul de a le executa în numele lor. Stomatologii ar trebui să facă ceea ce numai ei sunt capabili să facă și să delege restul sarcinilor.

Pentru a facilita delegarea, medicii stomatologi ar trebui să: prioritizeze lista de responsabilități în sens descrescător; să stabilească membrii echipei care pot fi instruiți și delegați în scopul de a îndeplini sarcini cu prioritate inferioară; să instruiască și să pregătescă membrii echipei pentru succes, stabilind așteptări; să revizuiască și să perfecționeze noua responsabilitate împreună cu membrul respectiv al echipei, fiind disponibil în vederea „antrenării” în cadrul acestui proces; și, în cele din urmă, să renunțe la sarcină și o delege cu adevărat.

ÎNTRERUPERI

Lipsa așteptărilor clare în cadrul unei echipe poate duce la întreruperi continue pe parcursul zilei de lucru a medicului dentist. A răspunde în mod repetat la aceleași întrebări adresate de ceilalți membri ai echipei poate fi un semn al unei erori de sistem sau a incertitudinii într-o procedură / proces. Alocarea de timp pentru a revizui acea procedură sau proces anume precum și lucrul împreună pentru a construi încrederea membrilor echipei în zona vizată și pentru a stabili coerența în cadrul sistemelor cabinetului – pot reduce confuzia.

EȘECUL ÎN MAXIMIZAREA ROLULUI FIECĂRUI MEMBRU AL ECHIPEI CLINICE

În funcție de starea în care se află cabinetul, membrii echipei clinice pot face mai mult pentru a sprijini clinic dentistul, decât li se permite probabil să facă. De la realizarea coroanelor într-o unitate CAD/CAM până la pregătirea pacienților pentru tratament, membrii echipei clinice ar trebui implicați la cel mai înalt nivel al abilităților fiecăruia, astfel încât programul medicului să poată fi eliberat pentru a-și maximiza setul de abilități.

STOMATOLOGIE UNIDENTARĂ

Planificarea prea fragmentată a tratamentului poate împiedica productivitatea. Aceasta poate fi sporită prin scăderea numărului de pacienți programați pe zi, prin a realiza mai multe proceduri stomatologice per pacient când și unde este cazul, reducând astfel numărul de ședințe terapeutice. Această abordare ajută la maximizarea capacităților unei echipe de dimensiuni minime, dar cu performanță ridicată.

INCAPACITATEA DE A FINALIZA CAZURI

Pacientul unui cabinet și familia acestuia pot avea mai multe probleme stomatologice diagnosticate și în așteptare decât s-ar putea finaliza în următorii ani. Dacă există pacienți care amână tratamentul sau spun că vor reflecta asupra lui fără intenții de programare a acelei ședințe, echipa a ratat cel puțin unul dintre următorii piloni ai parteneriatului pacient-practică: încredere, nevoie, urgență, valoare. Pentru a construi acești piloni puternici în relația cu pacientul în scopul acceptării sporite a tratamentului, echipa trebuie să își perfecționeze abilitățile de comunicare și instrumentele pe care le are la dispoziție pentru a ajuta la educarea pacienților cu privire la îngrijirea propusă și pentru a găsi o cale de înaintare care să le permită să primească tratamentul confortabil.

TOXICITATE ÎN ECHIPĂ

Dacă un cabinet stomatologic cuprinde membri toxici care cauzează dramatism în cadrul echipei sau sunt problematici de fel, acest lucru îi va determina pe lideri să rămână într-o stare de energie consumată, iar cabinetele să rămână blocate. Pentru a depăși această problemă, liderii cabinetului trebuie să stabilească standardul așteptărilor în rândul echipei, apoi să reflecte acest standard prin propriile acțiuni și comportamente. De asemenea, ei trebuie să se aștepte ca membrii echipei să respecte acest standard, menținându-i responsabili față de ceea ce a fost stabilit. Procesul de eliminare a negativismului din echipă va necesita o comunicare clară, o acțiune rapidă pentru a corecta orice comportament mai puțin acceptabil și, în cele din urmă, luarea deciziilor radicale cu privire la cei în cauză care refuză schimbarea. În cadrul unei echipe, un membru toxic face mai mult rău decât binele generat de un membru superstar, potrivit unui studiu al Harvard Business School.² De aceea, este esențial ca liderii să decidă cât mai rapid măsurile necesare pentru remedierea situației.

Revizuirea și abordarea acestor șase „paraziți” energetici pot ajuta stomatologii să fie mai productivi și mai capabili să construiască un loc de muncă puternic, sănătos pentru ei și echipa lor.

Referințe bibliografice:

1. Blakeman C. Everybody Should Play the Business Owner’s Game, Not Just Owners. Chuck Blakeman website. April 21, 2015. https://www.chuckblakeman.com/2015/04/texts/everybody-should-play-the-business-owners-game-not-just-owners-2. Accessed September 9, 2020.
2. Housman M, Minor D. Toxic Workers. Harvard Business School; 2015. Working Paper 16-057. https://www.hbs.edu/faculty/Publication%20Files/16-057_d45c0b4f-fa19-49de-8f1b-4b12fe054fea.pdf.Accessed September 9, 2020.